Projectsecretaris
(32 uur schaal 10)
Tijdelijk voor de duur van 4 a 5 maanden i.v.m. vervanging (augustus-december)
Wij zijn op zoek naar een rechterhand voor onze ambtelijk opdrachtgevers/projectmanagers in complexe ruimtelijke projecten? Ben jij een echt organisatietalent? Dan zoeken we jou!
Met het omarmen van de door de samenleving opgestelde Toekomstvisie SITTARD-GELEEN 2030, EEN VEERKRACHTIGE STAD, maken we ons samen sterk voor een gezonde, ondernemende, innovatieve en duurzame stad. Het versterken van de ecologische, sociale, economische en institutionele veerkracht is daarin de belangrijkste opgave. Deze opgaven komen onder meer tot uiting in een aantal concrete ontwikkelpaden: Geleen-Centrum, Sittard-Centrum, Sittard West en Geleen-Zuid.
We vinden het belangrijk op een goede manier invulling te geven aan wat de samenleving van ons vraagt. Dit streven vloeit onder andere voort uit samenwerkingen die zijn ontstaan als gevolg van de Toekomstvisie 2030. Tevens vraagt dit om een kwalitatieve en kwantitatieve beweging en organisatieontwikkeling van de teams Projecten & Ruimtelijke Ontwikkeling. Deze teams hebben een Ontwikkelplan opgesteld om nog beter uitvoering te geven aan het gemeentelijke fysieke beleid dat uitgaat van de maatschappelijke opgaven en van een werkwijze met en voor de samenleving, met uitvoeringskracht- en capaciteit binnen de eigen organisatie.
Het team Ruimtelijke Ontwikkeling is opdrachtgever voor gebiedsontwikkelingen, ontwikkelprojecten en mobiliteits- en landschapsprojecten en is verantwoordelijk voor de initiatief- en definitiefase van deze projecten. Het team Projecten is vervolgens verantwoordelijk voor de uitvoering en is opdrachtnemer. Als Projectsecretaris ben je de rechterhand van de ambtelijk opdrachtgever/projectmanager. Je levert met jouw kennis en kunde, samen met je collega’s en partijen in de samenleving, een bijdrage aan een succesvolle uitvoering van gebiedsontwikkelingen en projecten.
Wat wordt je uitdaging?
- Je draagt bij aan de ontwikkeling van deze stad door het leveren van praktische ondersteuning en inhoudelijk advies richting projectleiders die zich bezighouden met projecten binnen het Ruimtelijk Domein;
- Je denkt mee met de ambtelijk opdrachtgever/projectmanager over de projectplanning. Je plant en coördineert de uitvoering van activiteiten, je bewaakt samen de voortgang en anticipeert op mogelijke problemen en signaleert risico’s;
- Je adviseert en ondersteunt de portfoliomanager bij de portfoliotafel en portfoliomanagement;
- Je plant en organiseert externe en interne bijeenkomsten (zoals projectoverleggen, participatiebijeenkomsten) en bereidt die voor, door samen met de ambtelijk opdrachtgever/projectmanager de agenda op te stellen, stukken te versturen en dergelijke. Daarnaast help je actief mee met de externe en interne communicatie van het project;
- Het notuleren van de project overleggen en bijhouden en monitoren van de opvolging van de afspraken en acties door de projectleden;
- Je bereid bestuurlijke besluitvorming voor en ondersteund de ambtelijk opdrachtgever bij behandeling van raadsvragen en Woo verzoeken;
- Ook ondersteun je de ambtelijk opdrachtgevers bij de administratieve kant van het werk, bijvoorbeeld bij inkoop en aanbesteding, verplichtingenadministraties, facturaties, het bijhouden van uitgaven versus dekking, het bijwerken van de projecttool in fortes en het op orde houden van het zaaksysteem incl. archivering;
- Het in overleg met de ambtelijk opdrachtgever eventueel (deels) zelfstandig kunnen acteren in de verschillende projectfasen.
- Je bent een samenwerker. Hebt een praktische en proactieve houding, vindt het leuk om een project op rolletjes te laten lopen en bent in staat hiervoor belangrijke onderwerpen te agenderen en vast te houden in een organisatie waar mensen graag met de inhoud bezig zijn;
- Je bent in staat zelfstandig te opereren, maar functioneert ook goed in teamverband. Daarbij weet je goede persoonlijke verhoudingen en effectieve werkafspraken met kennisinstellingen en de ministeries in balans te houden;
- Je hebt een flexibele houding, waardoor je snel kunt inspelen op de behoeften van de opdrachtgevers;
- Je neemt verantwoordelijkheid en toont eigenaarschap;
- Je denkt in oplossingen, bent hulpvaardig en proactief.
- Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met kennis en ervaring met projectmanagement of de bereidheid om deze op te doen;
Kies jij voor Sittard-Geleen? Dan...
- Kom je terecht in een informele en open werkcultuur.
- Ontdek je dat een gemeente helemaal niet hiërarchisch hoeft te zijn. Wij houden namelijk van korte lijnen.
- Krijg je de kans om een maatschappelijke bijdrage te leveren.
- Kies je voor vertrouwen en ruimte voor eigen initiatief.
- Een salaris van maximaal € 5.419 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband (36 uur, schaal 10).
- Kun je rekenen op 17,05% individueel keuzebudget. Dit budget geeft jou keuzevrijheid in de secundaire arbeidsvoorwaarden die je ontvangt. Zo kan je kiezen voor meer salaris, meer pensioenopbouw of je koopt meer verlofdagen. Meer weten over de arbeidsvoorwaarden binnen onze gemeente? Check: www.caogemeenten.nl.
Solliciteer dan meteen! Of in ieder geval vóór 14 juli a.s. De eerste selectiegesprekken zijn gepland op 17 juli a.s.
Medewerkers van de gemeente Sittard-Geleen, Maastricht, Heerlen en de Provincie Limburg gelden bij elkaars organisaties als interne kandidaten. Bij vergelijkbare geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.
Heb je vragen over de vacature?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Jan-Peter Ruitenberg, teammanager Ruimtelijke ontwikkeling via e-mailadres [email protected] of telefoonnummer 046-4777541.
Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Relinde Zits, HR-adviseur via e-mailadres [email protected] of telefoonnummer 046-4777463.