Jij bent de spil in onze organisatie. Jij denkt altijd een stap verder zodat ons bestuur en management altijd goed voorbereid aan de slag kan. Integriteit en punctualiteit staan bij jou hoog in het vaandel. Jij bent representatief en weet in je communicatie altijd de juiste toon te zetten. Je bent politiek sensitief, flexibel en oplossingsgericht. Om jouw administratieve taken goed te kunnen uitvoeren ben jij goed thuis in een Office omgeving.
Kortom:
Ben jij de representatieve Secretaresse die wij zoeken?
MBO werk en denkniveau, 24 - 36 uur
Dan hebben wij een topbaan voor je. Bij het team Ondersteuning.
Hoe ziet jouw werkdag eruit?
Jij hebt graag je zaakjes op orde, dus in de ochtend start jij met het doornemen van de lopende agenda’s van wethouders en/of managers. Je handelt binnengekomen mails af en bereidt je overleggen voor. Je draagt er zorg voor dat bestuurders de nodige stukken ondertekenen en je maakt de aan jou toegewezen agenda’s up to date.
Tijdens je werkdag verwerk je gewijzigde afspraken en beheer je de nieuw binnengekomen verzoeken. Daarnaast besteed je een groot gedeelte van de dag aan het voorbereiden en afhandelen van de collegevergadering, MT-vergadering en portefeuillehouders overleggen.
Je ondersteunt de wethouders en het MT in de administratieve taken. Daarnaast ondersteun je daar waar nodig je 3 collega secretaresses.
Als secretaresse van het bestuur en MT:
- Beheer je de individuele agenda en mail van de aan jou toegewezen bestuurders en MT-leden;
- Plan je afspraken met betrokken partijen (zowel in- als extern) voor diverse overleggen;
- Je ondersteunt bij het B&W besluitvormingsproces of MT en je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van de portefeuillehouders overleggen.
- Sta je burgers telefonisch te woord en dat doe je uiteraard op passende wijze.
Je hebt MBO werk- en denkniveau en enige werkervaring in een secretariële functie. Je bent digitaal zeer vaardig en je hebt een proactieve en lerende houding. Daarnaast beschik je over de volgende kwaliteiten/competenties: flexibiliteit, zelfstandigheid, klantgerichtheid, schriftelijke communicatie en punctualiteit.
Wat bieden wij?
Een functie van 24 tot 36 uur per week. De functie is ingedeeld in salarisschaal 7 (max € 3.784,-). Daarnaast ontvang je een Individueel Keuzebudget van 17,05% bovenop het maandsalaris hetgeen je naar keuze kunt inzetten. Je ontvangt een goede reiskostenvergoeding en een iPhone. Ook bieden wij jou een thuiswerkplek, een koffie of theepakket en je mag 2 werkdagen per jaar inzetten voor het verrichten van vrijwilligerswerk.
Én.. wij bieden jou een team waar jij op terug kunt vallen om situaties te bespreken en naar oplossingen te zoeken. Waar collega’s elkaar ondersteunen als het zwaar wordt en met elkaar vieren als er successen worden behaald. Kortom een organisatie om jouw ambities waar te maken.
Kunnen we jou inspireren om voor ons te kiezen?
Dan zien we jouw motivatiebrief en curriculum vitae graag tegemoet via www.igom.nl.
Reageren kan tot en met 26 mei 2024. De brievenselectie vindt plaats op 29 mei en op 3 juni (middag) zullen de eerste sollicitatiegesprekken plaatsvinden.
Meer informatie?
Voor meer informatie over deze vacature ben je van harte welkom tijdens onze Meet en Greet op 22 mei 2024! www.leudal.nl/meet-greet. Daarnaast kun je contact opnemen met Danielle of Inge, collega secretaresses via 0475-859518 of 0475-859553.
We zien je graag in Leudal!