• 29 november 2018
  • Vacaturennummer lv-67133
Globus Medical is a leading musculoskeletal solutions company and is driving significant technological advancements across a complete suite of spinal products. Founded in 2003, Globus’ single-minded focus on advancing spinal surgery has made it the fastest growing company in the history of orthopedics. Globus is driven to utilize superior engineering and technology to achieve pain free, active lives for all patients with spinal disorders.

CUSTOMER SERVICE - LOANER COORDINATOR EDC


Department: Customer Service - Operations
Location: Heerlen, Netherlands

SUPERVISORY RELATIONSHIPS
Reports To: Director of Supply Chain EMEA

DESCRIPTION
The Customer Service Associate/Loaner Coordinator works in a fast-paced, team-oriented environment that works closely with other internal and external departments in support of Field Sales, operations and finance department. The primary responsibility of this position is to manage the customer product transactions in an accurate and efficient manner while maintaining a high level of communication with Field Sales. You will be working in the customer care environment to serve the demand of the OUS field regarding Loaner program related requirements and must be detail oriented with a strong work ethic focused on providing a positive customer experience. This position is primarily responsible for accurate product order entry within company’s guidelines and Globus Medical Quality policy.
Hours for this position are 8:30 AM to 5:00 PM / 10:30AM to 7:00PM (late shift) and are subject to change by management.

RESPONSIBILITIES
  • Create and maintain customer accounts via phone support and data order entry of all phone, fax and email orders.
  • Stream line tasks to improve efficiency and accuracy.
  • Serve as the primary contact for Field Sales, distributors, and hospitals with 100% accuracy and satisfaction in a timely manner and in accordance with company guidelines
  • Follow up with the field for missing / outstanding Purchase orders to reconcile the usage of the Loaner set to keep the reconciliation dashboard clean.
  • Ensure loaner requests are fulfilled and shipped daily.
  • Oversee the following processes to ensure company goals are achieved:
    • Loaner Set processing
    • Returned loaner sets
    • Loaner set extensions (with/without replenishments)
    • Inter Hospital/ Inner Country Transfers
    • Loaner Reconciliation
  • Coordinate movement of inventory in the field when requested and approved.
  • Provide reports of Field Sales and distributor consignment inventory as requested.
  • Initiate RMA’s and product complaints in a timely manner.
  • This individual will also be crossed trained to perform the Sales Support tasks, if necessary.
  • Follow all procedures outlined in Globus Medical’s Quality Policy and Employee Handbook to ensure total conformity with the ISO and other government agencies.
  • Assist Shipping Dept. as needed, possibly daily.
  • Required to work some evenings and weekends, as requested.
  • Other various tasks as they develop, and other special projects and duties as assigned.
QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
Education: MBO
Experience: Experience in medical device industry or similar background preferred.
Other Knowledge, Skills, Abilities or Certifications: High level communication skills. Proficient computer skills
(Microsoft Office). Full competency in local language (NL) and proficiency in English required. Should possess excellent
interpersonal skills and be a team player. Mature and trustworthy person capable of working independently. Problem
solver.
Physical Demands – ability to lift and carry up to 30 Kgs.

Kandidaten kunnen reageren door hun CV (en bij voorkeur een motivatiebrief) te sturen naar jphilippens@globusmedical.com.

Acquisitie n.a.v. deze vacature is niet wenselijk.


Globus Medical is een toonaangevend bedrijf op het gebied van musculoskeletale oplossingen en stimuleert aanzienlijke technologische vooruitgang in een compleet pakket van spinale producten. Opgericht in 2003, heeft Globus zich gefocust op voortschrijdende spinale chirurgie en is hiermee de snelst groeiende onderneming in de geschiedenis van de orthopedie. Globus is gedreven om superieure technologie te ontwikkelen en te gebruiken om pijnvrije en actieve levens te geven aan alle patiënten met een spinale aandoening.

CUSTOMER SERVICE - LOANER COORDINATOR EDC

Afdeling: Customer Service - Operations
Locatie: Heerlen, Netherlands
Rapporteerd aan: Director of Supply Chain EMEA

OMSCHRIJVING
De Customer Service – Loaner coördinator werkt in een snelle, team-georiënteerde omgeving die nauw samenwerkt met interne en externe afdelingen ter ondersteuning van verkoop, operatie en de financiële afdeling.
De primaire verantwoordelijkheid van deze functie is om de klantproducttransacties op een nauwkeurige en efficiënte manier te beheren en tegelijkertijd een hoog niveau van communicatie met de verkooporganisatie te onderhouden. Je zult in de customer care-omgeving werken om tegemoet te komen aan de vraag van de verkooporganisatie met betrekking tot ons leen programma waarbij operatie sets worden uitgeleend aan ziekenhuizen over heel Europa. Je moet oog voor details hebben en een sterke werkethiek die gericht is op het bieden van een positieve klantervaring.
Deze functie is primair verantwoordelijk voor nauwkeurige invoer van productorders binnen de richtlijnen van het bedrijf en het kwaliteitsbeleid van Globus Medical.

De werktijden voor deze functie zijn 8:30 tot 17:00 uur en 10:30 tot 19:00 (late dienst) en zijn onderhevig aan verandering door het management.

VERANTWOORDELIJKHEDEN
  • Creëer en onderhoud klantaccounts via telefonische ondersteuning en invoer van gegevensorders van alle telefoon-, fax- en e-mailbestellingen.
  • Uitzoeken van mogelijkheden om taken en processen te stroomlijnen om zodoende de efficiëntie en nauwkeurigheid te verbeteren.
  • Primair contact voor de verkooporganisatie, distributeurs en ziekenhuizen met 100% nauwkeurigheid en tevredenheid op een tijdige manier en in overeenstemming met bedrijfsrichtlijnen.
  • Het opvolgen met de verkooporganisatie voor ontbrekende/openstaande inkooporders om het gebruik van de uitleensets te coördineren en het dashboard schoon te houden.
  • Zorgdragen dat leen aanvragen tijdig worden uitgevoerd en dagelijks worden verzonden.
  • Toezicht houden op de volgende processen om ervoor te zorgen dat de bedrijfsdoelstellingen worden bereikt:
    • Verwerking van leensets.
    • Tijdig retourneren van leensets.
    • Leenaanvragen uitbreiden (met en zonder aanvulling op de voorraad).
    • Transfers tussen ziekenhuizen coördineren en verwerken in het systeem.
    • Gebruik op de leensets verifiëren en verwerken.
  • Coördineren van verplaatsingen van inventaris binnen de verkooporganisatie op verzoek en met goedkeuring van hoger verkoop management.
  • Verstrekken van rapportages over de inventaris van de lokale verkooporganisatie en distributeurs.
  • RMA’s (retour aanvragen) en productklachten tijdig initiëren en afhandelen.
  • Indien nodig het uitvoeren van verkoop ondersteunende taken.
  • Opvolgen van alle procedures die in het kwaliteitsbeleid en het werknemershandboek van Globus Medical zijn beschreven om te zorgen voor volledige conformiteit met de ISO en andere overheidsinstanties.
  • Ondersteunen van de verzendafdeling waar nodig.
  • Vereist om enkele avonden en weekends te werken indien nodig.
  • Andere verschillende taken uit te voeren en meewerken in speciale projecten als deze worden toegewezen.
OPLEIDINGSNIVEAU EN ERVARING
Opleiding-niveau:
MBO

Ervaring:
Ervaring in de medische industrie of soortgelijke achtergrond heeft de voorkeur.
Overige kennis, vaardigheden, capaciteiten of certificeringen:
Communicatieve vaardigheden op hoog niveau. Computervaardigheden met o.a. Microsoft Office. Volledige
beheersing van de lokale taal (NL) en vaardigheid in Engels is vereist. Moet beschikken over uitstekende persoonlijke
vaardigheden en een teamspeler zijn. Een betrouwbaar persoon die zelfstandig kan werken met een sterk
probleemoplossend vermogen.

Fysieke eisen – Mogelijkheid om tot 30 kg te tillen en te dragen.