• 16 oktober 2019
  • Vacaturennummer lv-71834

ADMINISTRATEUR


PLAATS IN DE ORGANISATIE
De functionaris rapporteert aan de algemeen directeur en werkt samen met collega’s bedrijfsbureau.

DOEL VAN DE FUNCTIE
Functionaris is verantwoordelijk voor het, binnen de taakstelling, toezien op financiële ontwikkelingen in delen van de administratie door middel van bewaken/controleren van boekingen, en het signaleren van bijzonderheden.

FUNCTIE-INHOUD
Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:
  • Het zelfstandig voeren en dragen van verantwoording voor een deel van de administratie; het financieel toezicht vindt plaats aan de hand van informatie uit het geautomatiseerd bedrijfsinformatiesysteem; het oplossen van problemen komt in rechtstreeks overleg en collegiale samenwerking met alle verantwoordelijken/betrokkenen tot stand.
  • Het uitvoeren van controle op ingevoerde boekingen in het bedrijfsinformatiesysteem en, waar nodig, een 'memoriaal' stuk opstellen.
  • Het, op eigen initiatief, uitvoeren van controles en nader onderzoek doen.
  • Het signaleren van en communiceren met het verantwoordelijk management over bepaalde financiële aspecten, risico's, afwijkingen en achterstanden.
  • Het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van de afdelingsverantwoordelijke.
  • Het voeren van correspondentie, grotendeels in het Nederlands.
  • Het beheren en actualiseren van gegevensbestanden.
  • Het toepassen van sociale en fiscale verzekeringswetgeving en andere externe regelgeving.
  • Het zorgen voor de vereiste verzending, distributie van kopieën en archivering van documenten.
  • Het opstellen van maandelijkse overzichten van de gegevens.
  • Het beheren van dat deel van het archief, dat men zelf opbouwt en aanvult.
  • Het, in voorkomende gevallen, uitvoeren van ondersteunende activiteiten.

KERNTAKEN
  • FACTURATIE (van installatie- en servicewerkzaamheden, in Install Office pakket van bouwinfosys)
  • INCASSO HUURADMINISTRATIE
  • DEBITEURENBEHEER
  • BETALINGEN INKOOP in bankprogramma ter voorbereiding voor directie fiattering
  • BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING / MAANDAFSLUITING momenteel in boekhoudpakket Exact Globe, kennis en ervaring met dit pakket is een vereiste
  • TELEFOONVERKEER ALGEMEEN/ DOORVERWIJZING SPECIFIEK service-installatie-directie
  • PROJECTENADMINISTRATIE/ ARCHIEFBEHEER M.b.t. nieuw IO pakket, facturatie, mutatie verwerking en documentbeheer

Administratieve afhandeling en mutaties van installatie en servicedossier, werkorders service, invoer historie, archiefbeheer.
Behandelen mailverkeer, fin. Klachtenbehandeling, mutaties.
Uitwerken (kleine) service contract aanvragen/ incassocontracten.
Mede verantwoordelijk voor aansturen en opleiding van stagiaires kantoor binnendienst.

KWALIFICATIES
  • MBO opleiding bedrijfsadministratie,
  • MBO + werk- en denkniveau
  • Hands on mentaliteit, flexibel en snel kunnen schakelen/ mulitasking
  • Representatief, collegiaal, betrouwbaar, positieve mentaliteit.
  • Ervaring in onze branche heeft sterk de voorkeur .
REACTIES:
PASMANS/ GASGARDE BV
t.a.v. Marc Pasmans directeur
Watermolen 18
6229 PM Maastricht
m.pasmans@pasmansgasgarde.nl
0622932654